Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Software FreizeitManager Pro ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

E-Mail: datenschutz@beirokra.de
Postanschrift: BeiRoKra Software GmbH, z.Hd. Datenschutzbeauftragter, Landesstraße 11, 31171 Nordstemmen

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen

4. Datenverarbeitung auf der Website

4.1 Server-Logdateien

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen in Server-Logdateien gespeichert:

Datenart	Zweck	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
IP-Adresse	Technische Bereitstellung, Sicherheit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	7 Tage
Browser-Information	Optimierung der Website	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	7 Tage
Zugriffszeitpunkt	Fehleranalyse, Sicherheit	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	7 Tage
Aufgerufene Seiten	Website-Optimierung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	7 Tage

4.2 Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder über Kontaktformulare verarbeiten wir folgende Daten:

• Name und E-Mail-Adresse
• Nachrichteninhalt
• Zeitpunkt der Kontaktaufnahme

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung)
Speicherdauer: Bis zur vollständigen Bearbeitung Ihrer Anfrage, maximal 2 Jahre

4.3 Newsletter und Marketing

Derzeit bieten wir keinen Newsletter an. Sollten wir zukünftig E-Mail-Marketing betreiben, erfolgt dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

5. Datenverarbeitung in FreizeitManager Pro

5.1 Account-Daten

Für die Nutzung von FreizeitManager Pro verarbeiten wir folgende Account-Daten:

Datenart	Zweck	Rechtsgrundlage
Firmenname, Ansprechpartner	Vertragsabwicklung, Account-Verwaltung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
E-Mail-Adresse	Login, Kommunikation, Support	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Passwort (verschlüsselt)	Sichere Authentifizierung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Rechnungsadresse	Rechnungsstellung, Steuerrecht	Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO
SEPA-Lastschriftdaten	Zahlungsabwicklung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

5.2 Geschäftsdaten (Auftragsverarbeitung)

Als Ihre Auftragsverarbeiterin verarbeiten wir die in FreizeitManager Pro eingegebenen Geschäftsdaten:

• Kundendaten Ihrer Endkunden (Namen, Kontaktdaten, Buchungshistorie)
• Mitarbeiterdaten (Namen, Kontaktdaten, Schichtpläne, Aufgaben)
• Transaktionsdaten (Buchungen, Zahlungen, Stornierungen)
• Lagerdaten (Artikel, Bestände, Bewegungen)
• Meeting-Daten (Teilnehmer, Protokolle, Dateien)

5.3 Nutzungsdaten und Systemdaten

Zur Bereitstellung und Optimierung des Service erfassen wir:

• Login-Zeiten und -häufigkeit
• Genutzte Funktionen und Module
• Fehlerprotokolle und Performance-Daten
• Umsatzdaten für die prozentuale Abrechnung

Zweck: Service-Bereitstellung, Abrechnung, technische Optimierung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

5.4 Backup und Datenwiederherstellung

Wir erstellen regelmäßige Backups aller Daten zur Sicherstellung der Datenverfügbarkeit:

• Tägliche automatische Backups
• Aufbewahrung von Backups für 30 Tage
• Verschlüsselte Speicherung in EU-Rechenzentren
• Sichere Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungszeit

6. Cookies und Tracking

6.1 Website-Cookies

Unsere Website verwendet minimal notwendige Cookies:

Cookie-Name	Zweck	Typ	Laufzeit
session_id	Sitzungserhaltung	Technisch notwendig	Session
cookie_consent	Speicherung Cookie-Einstellung	Technisch notwendig	1 Jahr

6.2 FreizeitManager Pro Cookies

In der Anwendung verwenden wir folgende Cookies:

• Authentifizierung: Sichere Anmeldung und Sitzungsverwaltung
• Einstellungen: Benutzereinstellungen und Präferenzen
• Sicherheit: CSRF-Schutz und sichere Formularübertragung

6.3 Google Analytics (optional)

Nur mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Google Analytics zur Website-Analyse:

• IP-Anonymisierung aktiviert
• Demographische Merkmale deaktiviert
• Datenaufbewahrung: 14 Monate
• Jederzeit widerrufbar

7. Drittanbieter und externe Dienste

7.1 PayPal

Für die Gutschein-Zahlungsabwicklung nutzen wir PayPal:

• Zweck: Sichere Online-Zahlungen für Gutscheine
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Datenübertragung: USA (Angemessenheitsbeschluss)
• Datenschutz: PayPal Datenschutzerklärung

7.2 EC-Terminal-Anbieter

Für die Kartenzahlung arbeiten wir mit Terminalbetreibern zusammen:

• Transaktionsdaten werden nur für die Zahlungsabwicklung übertragen
• Keine Speicherung von Kartendaten in unserem System
• PCI-DSS konforme Verarbeitung

7.3 E-Mail-Versand

Für den automatischen E-Mail-Versand nutzen wir:

• SMTP-Server: EU-basierte E-Mail-Infrastruktur
• Verschlüsselung: TLS 1.2+ für alle E-Mail-Übertragungen
• Inhalt: Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Systembenachrichtigungen

7.4 Cloud-Hosting

FreizeitManager Pro wird in deutschen/EU-Rechenzentren gehostet:

• Standort: Deutschland/EU
• Zertifizierungen: ISO 27001, SOC 2
• Verschlüsselung: AES-256 für Daten in Ruhe
• Netzwerk: TLS 1.3 für Datenübertragung

8. Datensicherheit

8.1 Technische Maßnahmen

Wir implementieren umfassende technische Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselung: TLS 1.3 für alle Datenübertragungen
• Datenverschlüsselung: AES-256 für gespeicherte Daten
• Zugriffskontrolle: Multi-Faktor-Authentifizierung
• Firewalls: Web Application Firewall (WAF)
• Monitoring: 24/7 Sicherheitsüberwachung
• Updates: Automatische Sicherheitsupdates

8.2 Organisatorische Maßnahmen

Zusätzlich zu technischen Maßnahmen haben wir organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen:

• Schulung aller Mitarbeiter im Datenschutz
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten
• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Incident Response Plan
• Zugriffsrechte-Management

8.3 Datenschutz-Folgenabschätzung

Für FreizeitManager Pro haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt und alle identifizierten Risiken durch geeignete Maßnahmen minimiert.

8.4 Datenpannen

Im unwahrscheinlichen Fall einer Datenpanne:

• Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden
• Information der betroffenen Personen bei hohem Risiko
• Unverzügliche Schadensbegrenzung
• Dokumentation und Analyse der Ursachen

9. Datenaufbewahrung und Löschung

9.1 Aufbewahrungsfristen

Datenart	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Account-Daten	Bis Vertragsende + 30 Tage	Vertragszweck
Rechnungsdaten	10 Jahre	§ 147 AO
Geschäftskorrespondenz	6 Jahre	§ 257 HGB
Kassendaten (TSE)	11 Jahre	KassenSichV
Kundendaten in der Anwendung	Nach Ihren Vorgaben	Auftragsverarbeitung
Backup-Daten	30 Tage	Technische Sicherheit
Server-Logs	7 Tage	Berechtigtes Interesse

9.2 Automatische Löschung

Wir haben automatische Löschprozesse implementiert:

• Inaktive Test-Accounts werden nach 90 Tagen gelöscht
• Gekündigte Accounts werden nach 30 Tagen vollständig gelöscht
• Backup-Daten werden automatisch nach 30 Tagen überschrieben
• Server-Logs werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht

9.3 Datenexport vor Löschung

Vor der Account-Löschung haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren:

• CSV-Export aller Buchungsdaten
• Export der Kundendatenbank
• Download aller hochgeladenen Dateien
• Export der Kassendaten für Ihre Buchführung

10. Ihre Rechte als betroffene Person

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies umfasst:

• Welche Daten wir über Sie speichern
• Zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten
• An wen wir Daten weitergeben
• Wie lange wir Daten speichern
• Woher die Daten stammen

10.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen. In FreizeitManager Pro können Sie die meisten Daten selbst korrigieren.

10.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten, wenn:

• Die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben
• Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• Die Löschung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist

10.4 Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder Widerspruch eingelegt haben.

10.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten. FreizeitManager Pro bietet umfassende Exportfunktionen:

• CSV-Export aller Datentypen
• JSON-API für technische Übertragung
• PDF-Berichte für Dokumentation

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen einlegen, insbesondere gegen:

• Direktwerbung (falls zutreffend)
• Profilbildung für Werbezwecke
• Verarbeitung für statistische Zwecke

10.7 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

10.8 Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns:

• E-Mail: datenschutz@beirokra.de
• In der Anwendung: Support-Ticket erstellen
• Post: BeiRoKra Software GmbH, Landesstraße 11, 31171 Nordstemmen

Wir werden Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats bearbeiten.

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Services anzupassen.

11.1 Benachrichtigung über Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie:

• Per E-Mail an alle registrierten Nutzer
• Über eine Benachrichtigung in der Anwendung
• Durch einen deutlichen Hinweis auf der Website

11.2 Inkrafttreten

Änderungen treten 30 Tage nach der Benachrichtigung in Kraft. Bei Widerspruch haben Sie das Recht zur außerordentlichen Kündigung.

11.3 Archivierung

Frühere Versionen dieser Datenschutzerklärung können Sie auf Anfrage erhalten. Wir archivieren alle Versionen für mindestens 3 Jahre.